Jak przygotować dobrą prezentację? O czym warto pamiętać, by prezentacja była ciekawa? Co wziąć pod uwagę? Jak zainteresować odbiorców? Na te i wiele innych pytań, odpowiadamy poniżej.
Główny przekaz
Niezależnie od tego, czy będziesz przeprowadzać prezentację handlową, prezentować założenia nowej strategii rozwoju firmy czy przedstawiać wyniki raportu, najważniejsze to wiedzieć, co chcesz osiągnąć. Jaki jest cel Twojej prezentacji, jaki jest jej główny przekaz? Jeśli potrafisz odpowiedzieć na to pytanie jednym, spójnym zdaniem – jest tak, jak być powinno. Jeśli nie – raz jeszcze przeanalizuj swoje założenia i spróbuj ponownie. Kiedy już masz to najważniejsze zdanie, możesz przystąpić do właściwej pracy nad prezentacją!
Prezentacja Power Point
Slajdy to obecnie właściwie nieodłączna część każdej, mniej lub bardziej oficjalnej prezentacji. I często też przyczyna małej atrakcyjności przekazu, a nawet nudy. Dlaczego? Dwie główne kwestie – za dużo treści i za dużo slajdów!
Na poszczególnych slajdach powinny się znaleźć jedynie hasła, zdjęcia czy wykresy. Mają one ilustrować i uzupełniać to, o czym mówi prelegent, a nie być zapisem jego słów. (W skrajnych przypadkach pojawia się nawet czytanie z wyświetlonych obrazów, ale to już zupełne nieporozumienie, którego nie będziemy poruszać ;-)) Mają zaciekawiać i sprawiać, że odbiorcy chcą się dowiedzieć, co na ich temat ma do powiedzenia prezentujący temat.
Druga kwestia to przeładowanie prezentacji slajdami. Oczywistym jest (a przynajmniej powinno być!), że wciągu 20-minutowej prezentacji nie uda się przekazać informacji zgromadzonych na 80 slajdach. Tymczasem są tacy, którzy usilnie chcą tego dokonać, co niezmiennie kończy się błyskawicznym przerzucaniem obrazów, przedłużaniem swojej prezentacji w nieskończoność lub też stwierdzeniem na koniec, że niestety nie udało się przekazać wszystkiego, co należało… A wystarczy skupić się na najważniejszych elementach, na każdy z nich przeznaczyć jeden slajd, a na każdy slajd ok. 3 min. Jak łatwo obliczyć, w ciągu 20-minutowej prezentacji można zaprezentować 6-7 slajdów merytorycznych (bez strony tytułowej i ostatniej z podziękowaniem i ewentualnymi danymi kontaktowymi).
Grupa docelowa
Jak niemal zawsze istotna jest odpowiednia grupa docelowa. Aby właściwie przygotować swoją prezentację, musisz wiedzieć, do kogo będziesz ją kierować, kto znajdzie się w gronie Twoich odbiorców. Inaczej będziesz mówić do grupy swoich pracowników i współpracowników, inaczej do potencjalnych klientów, a jeszcze inaczej do uczestników branżowej konferencji. Dostosuj się do odbiorców. Dopasuj do nich swój język, prezentowane przykłady, fakty, itp. Zwróć też uwagę na swój wygląd zewnętrzny. Więcej o grupie docelowej możesz przeczytać w jednym z naszych poprzednich wpisów: Grupa docelowa – co to takiego?
Opowiedz historię
Przygotuj się tak, aby całość Twojej prezentacji brzmiała dla odbiorcy jak spójna i konkretna opowieść. Zadbaj o odpowiedni, interesujący wstęp, logiczne rozwinięcie i efektowne, podsumowujące zakończenie. Używaj przy tym prostego i zrozumiałego dla wszystkich języka, nawet jeśli prowadzisz prezentację branżową!
Zacznij od powiedzenia o tym, co chcesz w swoim wystąpieniu przekazać (pamiętasz, zaczynaliśmy od jednozdaniowego głównego przekazu?) Następnie rozwiń temat, przedstawiając sytuację, problemy, oczekiwania, stan obecny, itp. Dalszą część poświęć na nakreślenie rozwiązań i propozycji wraz z odpowiednią argumentacją. I na koniec krótko podsumuj całą prezentację, raz jeszcze wyraźnie podkreślając to, na co chcesz, aby odbiorcy zwrócili szczególną uwagę.
Humor
Poczucie humoru zazwyczaj pomaga w publicznych wystąpieniach. Skraca nieco dystans między prelegentem a odbiorcą, rozluźnia i uprzyjemnia atmosferę. Ale uwaga! Dowcip może być również zdradliwy. Po pierwsze, nie wszyscy potrafią dobrze opowiadać dowcipy. Jeśli nie czujesz się w tym najlepiej – lepiej odpuść! Po drugie, nie wszyscy słuchacze mają takie samo poczucie humoru. To, co dla jednych może być doskonałym żartem, inni mogą uznać za wypowiedź nie do przyjęcia. Dlatego też najbezpieczniej będzie jeśli ograniczysz żarty jedynie do prezentacji w dobrze znanym, sprawdzonym gronie odbiorców.
Kontakt z odbiorcą
Na koniec oczywista oczywistość. Twoje wystąpienie ma być wartościowe dla Twoich odbiorców. Mają zrozumieć co masz do przekazania i wynieść z tego dla siebie coś interesującego. Zadbaj więc o to, aby mieli poczucie, że są dla Ciebie ważni. Mówiąc patrz na swoich słuchaczy, zwracaj się bezpośrednio do nich (nie mów „do ścian, ale do ludzi”), używaj wyrażeń i przykładów, które są dla nich zrozumiałe i bliskie. Uśmiechaj się i odpowiadaj na uśmiech. Jeśli jest na to czas i jest taka możliwość zadawaj pytania, ale też bądź gotów na odpowiedzi na pytania ze strony słuchaczy.
Powodzenia przy najbliższej prezentacji!
